Inquiry letter atau
surat permintaan keterangan adalah suatu surat yang membantu seseorang
untukbertanya tentang hal yang tidak diketahui oleh si pembuat surat yang
berkaitan dengan produk, pekerjaan, dana, materi promosi, dll Format surat
permintaan keterangan harus berisi informasi detail dan sedemikian rupa
sehingga penerima surat didorong untuk menjawab dan membalas surat tersebut.
Surat permintaan keterangan
biasanya ditulis untuk menanggapi sebuah iklan atau komunikasi langsung
lainnya. Dalam surat permintaan keterangan Anda perlu menjelaskan alasan anda
menulis surat permintaan keterangan dengan jelas.
Ketika menulis sebuah surat
permintaan keterangan kita perlu menyebutkan informasi detail tentang diri kita
atau informasi detail tentang si pembuat surat permintaan keterangan, tempat
kita bekerja (jika diperlukan) dan alasan untuk apa kita memerlukan informasi
tertentu. Dalam surat permintaan keterangan, kita harus dengan jelas
menyebutkan jenis informasi yang kita butuhkan.
Kita perlu menyebutkan rincian
kontak kita, yang mencakup alamat, nomor telepon, alamat email. Hal ini
diperlukan untuk si penerima agar dia dapat menghubungi kita dalam menanggapi
surat permintaan keterangan kita. Kita perlu berterima kasih kepada pihak yang
telah mengirimkan balasan surat permintaan keterangan kita. Dengan sikap sopan
kita seperti ini diharapkan membantu kita untuk mendapatkan informasi yang kita
perlukan.
Contoh Inquiry Letter :
PT. ABDURAHMAN PERSADA
Jl. Ujung Harapan Raya
No. 57
Kab.Bekasi
2
December, 2011
PT. PRIMA NUGROHO
Jl. KrakatauBlok A7
No.43
BekasiTimur
Dear Sir or Madam,
We saw your product at
International Design of Shoes Fair in Mega Bekasi on 1December 2011 and made
interested us.
Please send types of
sample, the terms and catalogue of the shoes. If the cost is low and the types
of sample are interesting, we will order your product.
We are looking forward
to receiving your reply soon.
Yours faithfully,
DeniSoeltoni
Head of Distributor
Order Letter atau surat
permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya
meminta penawaran. Maksudnya, calon pembeli meminta melalui surat agar penjual
mengajukan penawaran secara resmi kepadanya. Dengan adanya penawaran dari
penjual nantinya calon pembeli akan mengetahui harga, syarat jual beli, dan
keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Inilah yang menjadi
tujuan calon pembeli menulis surat permintaan penawaran kepada penjual. Bila
calon pembeli telah mengetahui kondisi suatu barang/jasa berikut harga dan
syarat jual belinya, tentu ia tidak perlu lagi meminta penawaran dari penjual.
Surat permintaan
penawaran diperlukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi
secara resmi secara tertulis. Sebuah perusahaan besar sebagai penjual, misalnya
tidaklah dengan begitu saja melayani permintaan penawaran melalui telepon.
Surat permintaan penawaran sering merupakan tahap awal proses terjadinya
transaksi bisnis. Melalui surat permintaan penawaran calon pembeli bertanya
atau meminta keterangan tentang barang atau jasa yang akan dibelinya. Sebagai
reaksinya, penjual menerangkan hal-hal yang ingin pembeli melakukan pesanan dan
akhirnya terjadinya transaksi bisnis sebagai puncak proses jual beli.
Ingatlah bahwa semua
informasi yang relevan harus diberikan dalam order letter. Ini adalah seperti
bisnis yang lebih dan tentu saja membantu untuk mencegah kesalahan membaca
untuk menyusun table barang yang dibutuhkan. Sebagai panduan untuk menyusun
sebuah order letter anda harus memenuhi:
Reference to a source
of information (referensi untuk sumber informasi)
List of produk to be
ordered (daftar produk untuk di pesan)
Quantity, quality,
price, catalogue number (if any) (kuantitas, kualitas, harga, nomor catalog
(jika ada))
Details of delivery and payment (detail
pengantaran dan pembayaran)
An order number (nomor
pesanan)
Order letter digunakan
untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik
dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua cara dalam
membuat order letter, yaitu:
a. Order without using
official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi)
b. Order by using
official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi)
Pemesanan tanpa
menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis surat
dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan
demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus
jelas, singkat dan langsung ke tujuan.
Sementara di perusahaan
besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi.
Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia.
Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri
dari:
- No. (number) (nomor)
- Unit price (harga peruntit)
- Description/ items (barang)
- Amount (Jumlah)
- Quantity (jumlah banyak
- Delivery date (tanggal pengiriman)
- Type (jenis)
- Terms of payment (cara pembayaran)
Jakarta, April 02, 2013
Quantum Komputer
5th Floor, Mangga Dua
Mall
Blok D26, Jakarta
Dear Mr. Richard
Setyawan
I am interested in the
items contained in the Computer Magazines March 30 issue of the computer
magazine 2013.I want to order :
1 piece external hard
drive with a capacity of 2 terabytes
1 internal hard drive
with a capacity of 1 terabytes
2 piece external hard
drive with a capacity 500 gigabytes
please be sent to the
address of Jl. Mampang Prapatan IV 34 A, Tegal Parang, South Jakarta.
for the payment I will
immediately transfer into your account ..
Yours
sincerely,
Marjuan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar