Manajemen Proyek & Resiko
Pertemuan 9, 11, 12, & 13
Project Human Resource Management (Manajemen Sumber Daya)
- Pengertian dan pentingnya Human Resource Management
- Keys to Managing People dan Motivas
- Maslow’s Hierarchy of Needs
- Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors
- McClelland’s Acquired-Needs Theory
- McClelland’s Acquired-Needs Theory
- Thamhain and Wilemon’s Ways to Have Influence on Projects
- Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek
- Improving Effectiveness - Covey’s 7 Habits
- Memperbaiki hubugan antara Users dan Developers
- Organizational Planning, Work Definition and Assignment Process
- Staff Acquisition, Resource Loading and Leveling, and Team Development
- Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI)
Pengertian Human Resource Management
Membuat penggunaan paling efektif dari orang yang terlibat dengan proyek, proses meliputi :
- Perencanaan sumber daya manusia: Mengidentifikasi dan mendokumentasikan peran proyek, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan.
- Mendapatkan tim proyek: Mendapatkan personil yang dibutuhkan ditugaskan dan bekerja pada proyek.
- Mengembangkan tim proyek: Membangun individu dan keterampilan kelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
- Mengelola tim proyek: Pelacakan kinerja anggota tim, memotivasi anggota tim, memberikan umpan balik tepat waktu, memecahkan masalah dan konflik, dan mengkoordinasikan perubahan untuk membantu meningkatkan kinerja proyek.
Pentingnya Human Resource Management
- Orang menentukan keberhasilan dan kegagalan organisasi dan proyek.
- Statistik terbaru tentang tenaga kerja IT:
- Pasar tenaga kerja berubah banyak di awal milenium baru, semula kekurangan dan kemudian pekerja IT berlimpah.
- Sebuah laporan 2004 ITAA menunjukkan sedikit pemulihan pada tahun 2004.
- Jumlah pekerja IT di Amerika Serikat lebih dari 10,5 juta pada awal tahun 2004, naik dari 10,3 juta pada tahun 2003 dan 9,9 juta pada tahun 2002.
- Delapan puluh sembilan persen dari pekerjaan baru berasal dari perusahaan non-IT, seperti perbankan, keuangan, manufaktur, pelayanan makanan, dan transportasi.
- Mempekerjakan manajer mengatakan keahlian interpersonal adalah soft skill yang paling penting bagi pekerja IT.
Keys to Managing People
- Psikolog dan teori manajemen telah mencurahkan banyak penelitian dan berpikir dengan bidang mengelola orang di tempat kerja
- Bidang terkait yang penting dengan manajemen proyek meliputi:
- Teori motivasi
- Pengaruh dan kekuasaan
- Efektifitas
Motivasi
- Motivasi intrinsik menyebabkan orang untuk berpartisipasi dalam kegiatan untuk kesenangan mereka sendiri.
- Motivasi ekstrinsik menyebabkan orang melakukan sesuatu untuk hadiah atau untuk menghindari hukuman.
- Sebagai contoh, beberapa anak mengambil pelajaran piano untuk motivasi intrinsik (mereka menikmatinya) sementara yang lain mengambilnya untuk motivasi ekstrinsik (untuk mendapatkan imbalan atau menghindari hukuman).
Maslow’s Hierarchy of Needs
- Abraham Maslow berpendapat bahwa manusia memiliki kualitas yang unik yang memungkinkan mereka untuk membuat pilihan independen, sehingga memberikan mereka mengendalikan nasib mereka.
- Maslow mengembangkan hirarki kebutuhan, yang menyatakan bahwa perilaku orang dipandu atau dimotivasi oleh suatu urutan kebutuhan.
Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors
- Frederick Herzberg menulis beberapa buku yang terkenal dan artikel tentang motivasi pekerja. Ia membedakan antara:
- Faktor motivasi: Prestasi, pengakuan, pekerjaan itu sendiri, tanggung jawab, kemajuan, dan pertumbuhan. Faktor-faktor ini menghasilkan kepuasan kerja.
- Hygiene factors : gaji yang lebih besar, pengawasan lebih, dan lingkungan kerja yang lebih menarik. Faktor-faktor ini menimbulkan ketidakpuasan jika tidak hadir, tetapi tidak memotivasi pekerja untuk melakukan lebih banyak.
McClelland’s Acquired-Needs Theory
- Kebutuhan spesifik diperoleh atau dipelajari dari waktu ke waktu dan dibentuk oleh pengalaman hidup. Berikut ini adalah kategori utama kebutuhan yang diperoleh:
- Prestasi (nAch): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk berprestasi seperti menantang proyek dengan tujuan dicapai dan banyak umpan balik.
- Afiliasi (nAff): Orang-orang dengan kebutuhan tinggi untuk hubungan keinginan afiliasi yang harmonis dan perlu untuk merasa diterima oleh orang lain, sehingga manajer harus mencoba untuk menciptakan lingkungan kerja yang kooperatif untuk mereka.
Power (nPow): Orang dengan kebutuhan keinginan kekuatan baik kekuatan pribadi (tidak baik) atau power kelembagaan (baik untuk organisasi). Menyediakan pencari power institusional dengan peluang manajemen.
McGregor’s Theory X and Theory Y
- Douglas McGregor mempopulerkan pendekatan hubungan manusia untuk pengelolaan tahun 1960-an.
- Teori X: Menganggap pekerja tidak suka dan menghindari bekerja, sehingga manajer harus menggunakan paksaan, ancaman, dan berbagai skema kontrol untuk mendapatkan pekerja untuk memenuhi tujuan.
- Teori Y: Menganggap orang bekerja sebagai alami seperti bermain atau istirahat dan menikmati kepuasan harga dan kebutuhan aktualisasi diri.
- Teori Z: diperkenalkan pada tahun 1981 oleh William Ouchi dan didasarkan pada pendekatan Jepang kepada motivasi pekerja, yang menekankan kepercayaan, kualitas, pembuatan keputusan kolektif, dan nilai-nilai budaya.
Thamhain and Wilemon’s Ways to Have Influence on Projects
- Authority: Hak hirarki sah untuk masalah perintah.
- Tugas: Kemampuan manajer proyek dianggap untuk mempengaruhi tugas seorang pekerja bekerja.
- Anggaran: Kemampuan manajer proyek untuk otorisasi penggunaan lain dana discretionary.
- Promosi: Kemampuan untuk meningkatkan posisi pekerja.
- Uang: Kemampuan untuk kenaikan gaji pekerja dan keuntungan.
- Hukuman: Kemampuan manajer proyek menyebabkan hukuman.
- Tantangan Kerja: Kemampuan untuk menetapkan pekerjaan yang mengkapitalisasi pada kenikmatan seorang pekerja melakukan tugas tertentu.
- Keahlian: Manajer proyek menganggap pengetahuan khusus orang lain dianggap penting.
- Persahabatan: Kemampuan untuk membangun hubungan pribadi yang ramah antara manajer proyek dan lain-lain.
Cara mempengaruhi yang dapat membantu dan memperburuk proyek
- Power adalah kemampuan potensial untuk mempengaruhi perilaku untuk mendapatkan orang untuk melakukan hal-hal yang tidak biasa.
- Jenis power meliputi:
- Coercive power
- Legitimate power
- Expert power
- Reward power
- Referent power
Improving Effectiveness - Covey’s 7 Habits
- Manajer proyek dapat menerapkan tujuh kebiasaan Covey's untuk meningkatkan efektivitas proyek.
- Jadilah proaktif.
- Mulailah dengan akhir dalam pikiran.
- Letakkan pertama hal pertama.
- Berpikir menang
- Carilah terlebih dahulu untuk memahami, kemudian harus dipahami.
- Bersinergi.
Memperbaiki hubungan antara Users dan Developers
- Manajer proyek yang baik adalah pendengar empatik, yang berarti mereka mendengarkan dengan maksud untuk memahami.
- Sebelum Anda dapat berkomunikasi dengan orang lain, Anda harus memiliki hubungan baik, yang merupakan hubungan harmonis, kesesuaian, kesepakatan, atau afinitas.
- Mirroring adalah pencocokan perilaku tertentu dari orang lain, dan merupakan teknik yang digunakan untuk membantu menjalin hubungan.
- IT profesional perlu mengembangkan empati dan mendengarkan orang lain keterampilan untuk meningkatkan hubungan dengan pengguna dan stakeholder lainnya.
Organizational Planning
- Melibatkan identifikasi dan dokumentasi peran proyek, tanggung jawab, dan pelaporan hubungan.
- Output meliputi:
- Bagan organisasi proyek.
- Rencana manajemen staffing.
- Matriks tugas tanggung jawab.
- Resource histogram.
Responsibility Assignment Matrixes
- Responsibility assignment matrix (RAM) adalah sebuah matriks yang memetakan pekerjaan proyek, seperti yang dijelaskan dalam WBS, kepada orang-orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan, seperti yang dijelaskan dalam OBS.
- Dapat dibuat dengan cara yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan proyek yang unik.
Rencana Manajemen Staf dan Histogram Sumber Daya
- Staffing management plan menjelaskan kapan dan bagaimana orang-orang akan ditambahkan dan diambil dari tim proyek.
- Histogram sumber daya adalah bagan kolom yang menunjukkan jumlah sumber daya yang ditugaskan untuk sebuah proyek dari waktu ke waktu
Mengapa Orang Tinggalkan Pekerjaan mereka
- Mereka merasa, mereka tidak membuat perbedaan.
- Mereka tidak mendapatkan pengakuan yang tepat.
- Mereka tidak belajar sesuatu yang baru atau bertumbuh sebagai pribadi.
- Mereka tidak menyukai rekan kerja mereka.
- Mereka ingin mendapatkan lebih banyak uang.
Team Development
- Tujuan utama dari pengembangan tim adalah untuk membantu orang bekerja bersama lebih efektif untuk meningkatkan kinerja proyek.
- Dibutuhkan kerja tim untuk berhasil menyelesaikan proyek.
Tuckman Model of Team Development
- Forming (Pembentukan)
- Storming (Menyerbu)
- Norming (Norma)
- Performing (Pertunjukan)
- Adjourning (Menangguhkan)
Training
- Pelatihan dapat membantu orang memahami diri mereka sendiri dan satu sama lain, dan memahami bagaimana bekerja lebih baik dalam tim.
- Kegiatan tim pengembangan
Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI)
- MBTI merupakan utilitas yang populer untuk menentukan preferensi kepribadian dan membantu rekan tim saling memahami.
- Empat dimensi meliputi:
- Extrovert/Introvert (E/I).
- Sensation/Intuition (S/N).
- Thinking/Feeling (T/F).
- Judgment/Perception (J/P).
- NTs, atau rationals, tertarik pada bidang teknologi.
Orang IT bervariasi kebanyakan dari masyarakat umum dalam kecenderungan mereka untuk tidak menjadi ekstrover atau penginderaan.
Wideman and Shenhar’s Views on MBTI and Project Management
- Most suited for project leadership:
- 100 percent: INTJ, ENTJ, ISTJ, ESTJ
- 50 percent: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ
- Best suited as followers:
- 100 percent: INFJ, ISFJ
- 50 percent: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ, ESFJ
- Not suited for project work:
- 100 percent: INFP, ISFP, ESFP, ISTP
- 50 percent: ENFP, ESTP
- *Wideman, R. Max and Aaron J. Shenhar, “Professional and Personal Development: A Practical Approach to Education and Training,” Project Management for Business Professionals, edited by Joan Knutson, 2001, p. 375.
MBTI and Suitability to Project Work*
*Wideman, R. Max. “Project Teamwork, Personality Profiles and the Population at
Large: Do we have enough of the right kind of people?”
(http://www.maxwideman.com/papers/profiles/profiles.pdf ).
Social Styles Profile
- Orang-orang dianggap berperilaku terutama dalam salah satu dari empat zona, berdasarkan ketegasan dan tanggap:
- Drivers
- Expressives
- Analyticals
- Amiables
- Orang di sudut yang berlawanan (driver dan amiables, analyticals dan expressives) mungkin mengalami kesulitan bergaul.
STUDY KASUS PROJECT HUMAN RESOURCE MANAGEMENT
Saya menganbil suatu pembahasan dimana sumberdaya yang ada dalam suatu menegement yang besar kemungkinan untuk diPHK(pemutusan hubungan kerja),yang sudah pasti management tersebut memiliki suatu kendala.salah satunya saya telah mengutip suatu berita,sebagai berikut :
Rabu, 28 Desember 2011 | 12:07 oleh Dyah Megasari, Bloomberg
PHK KARYAWAN
Morgan Stanley PHK karyawan di New York
NEW YORK. Musim pemutusan hubungan kerja (PHK) di industri perbankan belum usai. Yang terbaru, bank investasi besar di Amerika yaitu Morgan Stanley akan memangkas 580 karyawan dari total 1.600 pekerja bulan ini. Karyawan yang dirumahkan berasal dari unit bisnis New York.
Saham Morgan Stanley sudah tenggelam 44% sepanjang tahun ini. "PHK berkelanjutan akan dimulai sejak 15 Desember ini," jelas manajemen pada Departemen Tenaga kerja AS.
CEO Morgan Stanley, James Gorman menuturkan perusahaannya terpaksa melakukan hal tersebut demi efisiensi perusahaan saat pasar dilanda kelesuan. "Permintaan jasatrading an investasi akan berkurang," jelasnya. Morgan Stanley juga berencana mengurangi jumlah karyawan global sebanyak 200.000 pekerja.
KESIMPULAN
Dalam berita tersebut dapat disimpulkan bahwa pihak management tersebut memiliki suatu kendala yang berhubungan dengan sumber daya manusia.yang kemungkinan terlalu berlebihnya SDM yang mereka miliki sehingga kemungkinan adanya kemerosotan dana ataupun krisis dalam managemen pun tidak diinginkan terjadi sehingga pengurangan karyawan pun terjadi.
PROJECT COMUNICATION MANAGEMENT
KOMUNIKASI
Adalah suatu system dari suatu penyampaian informasi yang disampaikan dari satu pihak(individu/kelompok).dimana terdapat pemberi dan penerima,serta keduanya menjadi saling terkait dengan informasi tang diberikan atau pun diterima,yang juga mengunakan etika dalam penyampaian atau penerimaannya,sehingga informasi tersebut dapat disampaikan dan diterima dengan baik.
HUBUNGAN KOMUNIKASI DENGAN MANAGEMENT PROYEK
Dalam suatu kehidupan,komunikasi adalah suatu hal yang sangat penting.ini adalah hal yang mendasari suatu hubungan,segala yang manusia kerjakan membutuhkan suatu komunikasi,dan komunikasi bias dilakukan tidak hanya dengan manusia,akan tetapi pada benda lainnya yang berhubungan dengan apa yang ingin ia kerjakan.salah satu cuntohnya manusia yang ingin membuat suatu dokumen perjalanan liburannya yang diketik melalui computer dan ingin dijadikan suatu buku,dapat dipastikan terjadi banyak komunikasi didalamnya,dalam pengoprasian computer memerlukan komunikasi dengan melakukan perintah perintah terhadap computer tersebut.
Begitu pula dalam Management Proyek komunikasi sangatlah dibutuhkan karna suatu proyek banyak hal yang harus dipenuhi,dan cara yang harus dilakukan dengan suatu komunikasi ,salah satu contohnya :
- Peracangan
- Pendanaan
- Pembuatan
Ada pula yang menyebutkan Komunikasi dalam manajemen proyek memiliki peran yang tak terelakkan dan tak tergantikan penting. Pada tahun 1995, studi Standish Group menemukan bahwa keberhasilan proyek TI terkait dengan tiga faktor utama: partisipasi pengguna, dukungan manajemen, persyaratan yang jelas. Semua faktor ini tergantung pada memiliki keterampilan komunikasi yang baik.
Awal proyek, manajer proyek di samping persiapan rencana komunikasi yang baik, tetapi juga untuk memahami bagaimana mengelola tim, dan bagaimana untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, berdiri pada peran para pemangku kepentingan, sehingga mencapai sukses target proyek.
MEMBANGUN HUBUNGAN DALAM MANAGEMENT PROYEK
Membangun hubungan adalah sama pentingnya dalam tim proyek seperti yang di luar. Hubungan yang baik dapat menjadi perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan yang luar biasa menyedihkan karena itu semua tentang mendapatkan orang untuk menyukai dan mempercayai kita sehingga mereka akan memberikan apa yang kita butuhkan dan mereka memberikan pada waktu yang tepat dengan cara yang benar.
Jaringan (internal dan eksternal) pada dasarnya adalah tentang membangun hubungan yang kuat. Untuk melakukan ini, kita memerlukan keterampilan yang baik dalam menciptakan hubungan dan mendengarkan atau menyampaikan.
Jika kita dapat membuat koneksi dengan orang-orang,maka kepercayaan mereka pada kita akan tumbuh. Gunakan koneksi ini untuk melibatkan mereka dan kemudian mengajukan pertanyaan asli dan hanya mendengarkan. Mereka sering akan memberitahu kita apa yang perlu kita ketahui. Ikatan yang kuat pasti akan berasal dari kesamaan ditemukan dalam percakapan sederhana.
PROSES KOMUNIKASI MANAGEMENT PROYEK
Proses Komunikasi management proyek :
Terlebih dahulu dengan suatu perkenalan,ramah tamah atau lainya yang membuat orang yang kita ajak berkomunikasi merasasenyaman mungkin.Dalam membicarakan suatu proyek,sangatlah penting untuk menerima segala masukan yang diberikan orang yang sedang berbicara dengan kita sehingga kita dapat lebih baik juga dalam memberikan informasi kepada merekaketegasan pun penting halnya dalam komunikasi sebagai pengagas bahwa informasi yang kita berikan adalah hal yang penting ataupun patut untuk difikirkan.dan dalam suatu penyelesaian kita harus mendapatkan point point yang berguna untuk kedepannya suatu proyek management yang kita jalani.sehinga dapat berjalan lebih baik lagi.
Proses Komunikasi akan membantu ,untuk:
- Mengidentifikasi pesan yang perlu dikirim
- Tentukan target audiens kita untuk komunikasi
- Tentukan format pesan kita dan waktu
- Draft pesan kita dan persetujuan mendapatkan di mana diperlukan
- Komunikasikan pesan kita, melalui kegiatan komunikasi
- Mengumpulkan umpan balik dan memperbaiki proses komunikasi kita
Dengan menggunakan Proses Komunikasi, kita dapat:- Jelas mengidentifikasi proyek kita
- Identifikasi stakeholder kebutuhan komunikasi kita
- Menjalankan jenis aktivitas komunikasi untuk mengirimkan pesan kita
- Pastikan orang yang tepat menerima informasi yang tepat pada waktu yang tepat
PERENCANAAN KOMUNIKASI
adalah seni dan ilmu untuk mencapai khalayak sasaran dengan menggunakanpemasaran saluran komunikasi seperti periklanan , hubungan masyarakat , pengalaman atau surat langsung misalnya. Hal ini berkaitan dengan memutuskan siapa yang harus disasar, kapan, dengan apa pesan dan bagaimana.
Rencana komunikasi berfungsi sebagai panduan untuk upaya komunikasi dan sponsor sepanjang durasi proyek. Ini adalah dokumen hidup dan bekerja dan diperbarui secara berkala sebagai penonton membutuhkan perubahan. Ini menjelaskan bagaimana menyampaikan pesan yang tepat, dari komunikator yang tepat, untuk audiens yang tepat, melalui saluran yang tepat, pada waktu yang tepat. Ini alamat enam elemen dasar komunikasi: komunikator, pesan, saluran komunikasi, mekanisme umpan balik, penerima / penonton, dan kerangka waktu.
Sumber :
- http://projectmanagementblog.com/communication-key-successful-project-management
- http://www.projectsmart.co.uk/building-relationships-in-project-management.html
- http://www.hirzandr.blogspot.com
- htttp://www.wikipedia.com
